Quais são as boas práticas de inclusão de funcionários em home office?

A implantação do home office pelas empresas é um processo que estava acontecendo lentamente nos últimos anos. No entanto, a pandemia causada pela Covid-19 foi responsável por agilizar esse processo. Praticamente, do dia para a noite, muitas companhias tiveram que colocar grande parte da sua equipe para trabalhar de forma remota.

Muitos veem o trabalho remoto como algo benéfico, para outros, o home office não se mostrou eficiente. Seja qual for a sua opinião sobre o assunto, não há como negar que o teletrabalho está ganhando cada vez mais espaço no mercado e a tendência é de que esse movimento venha para ficar.

A seguir, nós explicaremos o que define o trabalho nessa modalidade e daremos dicas de como que deve ser feita a inclusão da empresa nesse sistema de trabalho. Quer saber mais? Continue a leitura!

O que caracteriza o trabalho em home office?

O home office, também conhecido como trabalho remoto ou tele trabalho, é caracterizado pela prestação de serviços realizados a distância, ou seja, fora das dependências da empresa. Apesar do termo, o home office não precisa necessariamente ser feito dentro da casa dos funcionários, já que ele pode ser realizado em qualquer lugar.

O regime está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Segundo as normas trabalhistas, o comparecimento presencial esporádico não pode descaracterizar esse tipo de serviço. Isso significa que o home office não precisa ser exercido de forma integral, e o colaborador pode continuar visitando a empresa e trabalhando dentro do estabelecimento do empregador quando necessário.

Quando o home office é necessário?

Na verdade, não existe um ponto determinante para que o home office seja adotado, a não ser que algo extremo aconteça, como foi o surgimento do novo coronavírus. Geralmente, a adoção do trabalho remoto acontece quando uma das partes — gestores ou colaboradores — está interessada nas vantagens que esse regime de serviço oferece.

Existem alguns fatores que devem ser avaliados antes de se adotar o regime de teletrabalho. Em primeiro lugar, verifique quais são os serviços que podem ser realizados fora das dependências da empresa, como: tarefas de escritório, redação, programação, entre outros. Infelizmente, nem todas as atividades podem ser executadas remotamente.

Em seguida, discuta com todos os gestores e supervisores sobre a responsabilidade e dedicação necessárias para que o trabalho em home office funcione. Não esqueça de se certificar que os colaboradores possuem a infraestrutura necessária para a realização deste tipo de trabalho. Caso eles não tenham, a empresa pode fornecer computadores e celulares de sua propriedade. Mas ainda, se o problema for conexão com internet ou alguma outra questão ligada a esse tipo de infraestrutura, a empresa pode combinar o trabalho presencial com aquele colaborador, se assim funcionar para ambas as partes.

Por último, mas não menos importante, não se esqueça de avaliar se a presença de cada colaborador não é, de fato, essencial para a corporação. Algumas pessoas podem até executar uma tarefa que pode ser feita a distância, no entanto, a presença delas dentro da companhia pode ser vital para o bom funcionamento do negócio.

Ao seguir todos esses passos, temos certeza de que você conseguirá decidir de maneira correta se o home office é viável para a sua organização.

Quais são as boas práticas da inclusão em home office?

Controle da jornada de trabalho

No regime home office, não existe jornada de trabalho. O próprio funcionário fica responsável por ditar a quantidade de horas e o período em que as suas atividades serão realizadas. Para compensarem a falta de jornada preestabelecida, as empresas estipulam prazos para a entrega dos serviços. É claro que os prazos devem ser razoáveis, afinal, não é porque os seus funcionários estão trabalhando em casa que você pode exigir prazos extremamente curtos.

A grande vantagem do regime, portanto, é que o colaborador não tem a necessidade de bater ponto ou registrar os horários de intervalo. Por outro lado, nessa modalidade de trabalho, também não existe o pagamento por horas extras. Como a empresa não é capaz de fiscalizar as horas trabalhadas remotamente, seria muito simples informar um horário fora da realidade.

Comparecimento ao estabelecimento da empresa

Muitas vezes, os colaboradores que trabalham em regime de home office precisam comparecer às dependências da empresa para participar de reuniões, cuidar de emergências, fazer requerimentos internos, buscar algum documento, entre outros. Como dissemos no início, fazê-lo de forma esporádica não descaracteriza o teletrabalho.

Nesse caso, o único cuidado que você deve tomar é o de não cobrar a presença dos seus colaboradores ou de permitir que eles apareçam nos estabelecimentos da empresa frequentemente. O colaborador pode acabar aumentando gradualmente o número de dias trabalhados na empresa e, assim, acabar com as normas para o home office.

Investimento em tecnologias

Para adotar o teletrabalho, não basta apenas pedir para que as suas equipes trabalhem em casa. Como dito anteriormente, é de responsabilidade da empresa garantir que todos os colaboradores tenham os equipamentos e as condições necessários para realizar o home office.

O setor de TI deve mapear as ferramentas necessárias para cada indivíduo e providenciar os insumos. Isto é um investimento, afinal, ao providenciar os equipamentos necessários aos seus colaboradores, você garantirá que a produtividade do trabalho continuará a mesma, ou até maior. Muitos colaboradores relatam que a produtividade no tele trabalho é maior do que quando frequentavam o escritório ou o ambiente físico de trabalho de forma diária.

Como gerir funcionários que trabalham em home office?

Como já dissemos, os funcionários não são supervisionados de perto por seus gestores no teletrabalho. No entanto, isso não significa que o desempenho dos colaboradores não possa ser acompanhado.

A chave para o sucesso de uma boa gestão de funcionários em regime de home office é a comunicação. A clareza na comunicação pode compensar a falta de contato físico. Portanto, recomenda-se que as empresas estabeleçam uma rotina de reuniões para discutir questões sobre o trabalho remoto .

Além das reuniões, os gestores podem usar os e-mails para manter a equipe alinhada de forma mais rápida e prática, além das ferramentas de comunicação instantâneas . Os e-mails também são ótimas ferramentas para acompanhar e controlar a entrega de projetos.

A inclusão da empresa no home office é uma estratégia muito vantajosa. Geralmente, os colaboradores ficam satisfeitos com a maior flexibilidade de trabalho. Já os gestores se encantam pela economia financeira que o regime pode proporcionar à empresa. Lembre-se, é claro, de que os seus colaboradores precisarão de um tempo para se adaptar a esse novo modelo de trabalho.

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