O termo compliance deriva do verbo em inglês “to comply”, que, em português, significa agir de acordo com uma regra, instrução ou pedido, obedecer a algo, ou seja, compliance significa estar em conformidade com as leis.
O agente de compliance é responsável por garantir que os colaboradores cumpram com o código de ética e conduta que foi estabelecido pela alta administração da empresa e sejam multiplicadores do programa de compliance da organização. Esse papel pode ser desempenhado por uma pessoa de fora do círculo corporativo, no entanto, o ideal é que o cargo seja ocupado por colaboradores de dentro da organização para facilitar a comunicação e integração entre os membros.
A seguir, mostraremos como é possível transformar os seus colaboradores em agentes de compliance. Quer saber mais? Então, continue a leitura!
Esclareça as regras da empresa
Como dissemos, o agente de compliance é responsável por conferir se os colaboradores estão em conformidade com as leis da empresa, portanto, é de extrema importância que a gestão deixe bem claro quais são as leis a serem seguidas.
O ideal é que as normas da corporação sejam definidas por escrito, como um manual. Dessa forma, os colaboradores não poderão denunciar outras pessoas por interesses pessoais; somente os interesses da empresa e as leis preestabelecidas devem ser considerados. Além disso, os gestores não precisarão lidar com denúncias e reclamações infundadas, podendo se dedicar a outras questões mais importantes para a companhia.
Considere a cultura local
As normas corporativas da sua empresa devem ser criadas pensando não somente na cultura organizacional do seu negócio. A cultura local, as leis estaduais, municipais e federais etc. — tudo isso deve ser analisado durante a criação das normas.
Para que os seus colaboradores se sintam motivados a seguir as regras e agir como agentes de compliance, é fundamental que a liderança da empresa seja um grande exemplo de comprometimento. A participação em treinamentos ou eventos, mesmo que online, são um ponto importante de apoio.
Estabeleça quais serão os métodos de avaliação
Como os colaboradores devem denunciar práticas antiéticas? Para que todos se sintam seguros em ser agentes de compliance, é necessário que a empresa estabeleça um método de avaliação seguro e discreto.
Outro ponto muito importante é definir a frequência com que os agentes de compliance devem fazer relatórios. Talvez estipular um período para os relatórios formais e outro para os feedbacks. Por exemplo, toda semana colocar em pauta de reunião como está o andamento da multiplicação do programa entre os colaboradores, quais os comentários de melhoria vindos da operação ou ideias de atividades internas vindas do RH, entre outros.
Lembre-se: comunicar-se é uma ferramenta crucial
Para que os colaboradores se sintam à vontade no dia a dia e se tornem multiplicadores do programa de compliance não esqueça de focar na comunicação. Técnicas de entrevista, de oratória, quiz, entrevistas entre outros podem ser ferramentas utilizadas por eles para deixar esse assunto mais leve e divertido, sem perder a sua enorme e significativa importância.
Lembre-se: A comunicação é uma via de mão dupla, precisamos muitas vezes ouvir mais do que falar para termos uma boa comunicação.
Transformar os seus colaboradores em agentes de compliance não é uma tarefa do dia para a noite. É interessante que a gestão promova palestras e treinamentos educativos para que todos entendam a importância do compliance e tenham desejo de se engajar as causas da empresa.
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