Implementar o compliance na prática é uma estratégia cada vez mais necessária dentro das empresas independentemente do seu porte. A efetivação de políticas preventivas é uma forma de evitar punições e garantir a segurança jurídica necessária para o funcionamento adequado dos negócios.
Além disso, o programa se apresenta como uma oportunidade para implementar medidas de prevenção, mas também de detecção de ilegalidades e questões antiéticas e assim,prever a aplicação de sanções caso aconteça algum descumprimento de regimentos, normas e políticas da empresa.
Quer garantir o compliance das suas operações no dia a dia e ainda melhorar ainda mais a imagem do seu negócio? Neste post, vamos passar algumas dicas importantes de como implementar o compliance na empresa. Acompanhe!
Incentive o comprometimento de todos
O segredo para o sucesso é o envolvimento de todos os departamentos e o seu engajamento. Para isso, é importante sistematizar a política de adequação e definir regras claras para todos os colaboradores. Eles precisam contribuir direta e ostensivamente para as medidas de compliance.
Estimule os colaboradores a agirem de acordo com as boas práticas dentro da empresa. Além disso, ofereça cursos de capacitação e atualização, que são outra forma de incentivar a equipe. O comprometimento pode ser recompensado por meio de gratificações, prêmios, aumento salarial, promoção do cargo etc.
Lembre-se que a liderança por exemplo é de extrema importância, o “tone at the top”. Líderes e diretores devem estar engajados e participarem sempre que possível da conscientização dos colaboradores.
Faça uma análise dos riscos
Você conhece a vulnerabilidade da sua empresa? Saber quais são os riscos e as ameaças de suas operações é um cuidado essencial que vai ajudar a garantir a eficiência e o alinhamento às conformidades legais. Isso também é importante para saber como protegê-la com mais assertividade, ou seja, com segurança, certeza e objetividade.
Para isso, é essencial mapear os riscos da empresa em parceria com os colaboradores. Trata-se de uma prática que evita prejuízos financeiros causados pela aplicação de multas e reduz as chances de trazer danos à imagem e à reputação da marca.
O mapeamento é importante, por exemplo, para ajudar a conhecer as condições de trabalho dos funcionários e garantir que toda a rotina obedeça estritamente às disposições previstas na legislação trabalhista, como pagamento de horas extras e férias, limite de jornada, intervalos e pausas.
Além disso, ele também permite descobrir a existência de processos não mapeados, ineficientes ou ainda redundantes na empresa. Há vários frameworks que ajudam a gerenciar os processos conforme as melhores práticas em governança e gestão financeira, como ITIL, COBIT e PMBOK.
Elabore um código de conduta
O código de conduta deve ser redigido de modo a deixar claros todos os planos e cuidados a serem seguidos pela equipe. Essa política interna também precisa conter a missão e os objetivos da empresa com a implementação do compliance. Trata-se de uma forma de alinhar os colaboradores com os valores éticos e a cultura organizacional do negócio.
Evite criar um código de conduta prolixo e sem adaptação ou utilidade para a prática. O ideal é usar uma linguagem leve e acessível a todos os funcionários. Geralmente, arquivos com conteúdos muito grandes não são lidos na íntegra e podem trazer o efeito contrário ao esperado.
Um ponto positivo é adicionar uma área com perguntas mais comuns como ” posso receber um presente de meu cliente?” E em seguida acrescentar qual é o posicionamento da organização. Além disso, organizar reuniões e deixar essas questões mais claras para que não haja dúvidas de como agir pode ser outro ponto importante.
O código deve prever também as punições para o descumprimentos das políticas e normas da empresa.
Crie um canal de denúncias
Um programa efetivo de compliance deve prever a criação de um canal de denúncias para captar irregularidades, como falhas de controle, fraudes internas, atos ilícitos e desobediência ao código de conduta. É importante que esse mecanismo garanta o anonimato do agente que está relatando o problema e a confidencialidade das informações recebidas.
É necessário que a empresa esteja devidamente preparada para encarar as demandas. Para isso, é essencial investir em ferramentas de canal de denuncia que sejam capazes de centralizar as informações recebidas, identificar a natureza das denúncias, apurar a ocorrência de possíveis infrações, investigar os responsáveis e aplicar as medidas disciplinares cabíveis.
Além disso, os profissionais devem ser treinados e devidamente capacitados para usarem metodologia e inteligência específicas para levantar informações relevantes e solucionar os casos. Tudo isso deve ser feito com a máxima agilidade a fim de buscar evidências que comprovem a veracidade das denúncias e, então, resolver os problemas em tempo hábil para reduzir o risco de agravamento deles.
Delegue as funções
A implementação de um programa completo de compliance na empresa é um processo complexo, uma vez que abrange todos os setores, é bem detalhista e composto por várias etapas. Diante disso, o ideal é “pensar grande, mas começar pequeno”. Ter alguém responsável pela implementação é imprescindível. Além disso, uma análise de por onde começar também é essencial e pode otimizar o processo.
A implementação de um programa de compliance na prática ajuda a garantir que as leis e normas serão cumpridas e proporciona mais transparência nas relações com clientes, fornecedores e investidores. Além disso, permite monitorar e evitar a ocorrência de atos ilíticos como corrupção, lavagem de dinheiro entre outros.
Incluir um canal de denúncias nesse programa pode fazer toda a diferença para trazer mais segurança para a empresa, fazendo com que os colaboradores, fornecedores, terceiros entre outros se sintam à vontade para denunciar irregularidades, além de fornecer um histórico de informações e tornar possível centralizar as demandas recebidas.
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